mon3aan - Cloud Accountancy | Advice | Tax Matters

Privacy policy

Privacy beleid Mon3aan Datum: 13/04/2021

Als accountantskantoor verzamelen wij heel wat gegevens teneinde onze dienstverlening te kunnen uitoefenen. Deze gegevens worden op rechtmatige wijze verzameld en verwerkt met het oog op welbepaalde, expliciete en legitieme doeleinden. Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door Mondriaan.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking hebben op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (indien u leverancier of klant bent van onze klant). Het gaat om gegevens van huidige en potentiële klanten, alsook leveranciers, opdrachtgevers en werknemers. In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de groep Mondriaan bestaande uit:

•BV Mondriaan, RPR Gent, afdeling Gent met zetel te Burchtweg 7, 9890 Gavere, met ondernemingsnummer 0634.893.110, ingeschreven bij het ITAA onder erkenningsnummer 50630259;

•BV Mondriaan II, RPR Gent, afdeling Dendermonde met zetel te Ninovesteenweg 198 bus 10, 9320 Aalst, met ondernemingsnummer 0638.996.804, ingeschreven bij het ITAA onder erkenningsnummer 50630562;

•BV Mondriaan Corporate & Finance, RPR Gent, afdeling Gent met zetel te Burchtweg 7, 9890 Gavere, met ondernemingsnummer 0721.660.006, ingeschreven bij het ITAA onder erkenningsnummer 50630360;

•BV Mondriaan II Holding, RPR Gent, afdeling Dendermonde, met zetel te Ninovesteenweg 198 bus 10, 9320 Aalst, met ondernemingsnummer 0746.667.495, ingeschreven bij het ITAA onder erkenningsnummer 50630663;

•BV N.Herreman Accountancy en Belastingconsult, RPR Gent, afdeling Dendermonde, met zetel te Achterstraat 17, 9450 Haaltert, met ondernemingsnummer 0466.326.114, ingeschreven bij het ITAA onder erkenningsnummer 50504058;

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij de groep Mondriaan via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (info@mon3aan.be).

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die het kantoor verzamelt en verwerkt, worden behandeld overeenkomstig de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van de natuurlijke personen i.v.m. de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna: Antiwitwaswet).

1° In toepassing van het artikel 26 van de Antiwitwaswet dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.

2 ° In toepassing van het artikel 26 van de Antiwitwaswet dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van de Antiwitwaswet). B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten, noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

C.Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.

Deze gegevens, die noodzakelijk zijn voor de verwerkingen betreffen:

  • Identificatiegegevens: naam, adres, taal, etc.;

  • Contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, etc.;

  • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, etc.;

  • Samenstelling van het gezin: huwelijk of andere vorm van samenleven, etc;

  • Financiële bijzonderheden: financiële identificatiegegevens, beroepsactiviteiten, etc.;

  • Leefgewoonten: gewoonten, bezittingen, levensstijl, etc.;

  • Woningkenmerken: eigendommen, andere zakelijke rechten op onroerende goederen, etc.;

  • Beroep en betrekking: huidige betrekking, loopbaan, etc.

    Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant niet naar behoren uitvoeren.

    D.(Direct) Marketingdoeleinden

    We wensen onze cliënten te voorzien van gerichte communicatie, promoties, aanbiedingen en andere advertenties van ons kantoor. We vragen hiervoor steeds de uitdrukkelijke toestemming van de cliënten. Zo er reeds een klantenrelatie is met ons kantoor sturen wij marketingcommunicatie waarvan wij vermoeden dat deze de cliënten zou kunnen interesseren. De cliënten hebben het recht om op elk moment hun bezwaar kenbaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens voor de onder punt D. vermelde doeleinden.

    E. Gegevens die het kantoor verzamelt door middel van de website
    Door het gebruik van cookies op de website kunnen volgende persoonsgegevens verwerkt worden:

  • Elektronische identificatiegegevens: IP-adres, cookies, browser, toestel, etc.

  • Elektronische lokalisatiegegevens: geografische locatie, etc.

3. Welke persoonsgegevens en van wie?

In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, ondernemingsnummer nationaalnummer …

In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: samenstelling van het gezin, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens, financiële bijzonderheden, leefgewoonte, woningkenmerken, beroep en betrekking, etc.

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.

Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.

De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.

De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.

De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

4. Ontvanger van gegevens

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst alsthird service providersvoor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.

Het kantoor doet een beroepthird service providers:
•Het kantoor maakt gebruik van e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
•Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, advocaat …);

Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.

Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of om u te verdedigen en/of te beschermen.

Uw persoonsgegevens kunnen eveneens worden doorgegeven in het kader van een wijziging in de bedrijfsstructuur van het kantoor, onder andere, maar niet gelimiteerd tot een wijziging in de rechtsvorm, overname, fusie, splitsing en de gehele dan wel gedeeltelijke verkoop van de onderneming of bedrijfstak.

5.Veiligheidsmaatregelen.

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde

persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring. Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om een hoge graad van bescherming te verzekeren.

Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.

6.Bewaringstermijn.

6.1.Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Antiwitwaswet (zie 2.A.)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de

interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.

Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Antiwitwaswet, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

6.2.Andere persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
6.3Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

7.Uw Privacy rechten.

7.1.Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Antiwitwaswet Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van

de cliënten.
Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel65van de Antiwitwaswet:

Voor de toepassing van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens inzake de Antiwitwaswet dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit .

7.2.Alle andere persoonsgegevens
Wanneer u beroep wenst te doen op uw rechten, zoals hieronder bepaald, gelieve dan contact op te

nemen via: info@mon3aan.be

U hebt het recht om te allen tijde uw toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken, wanneer deze verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming. De intrekking doet geen afbreuk aan de geldigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking. Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze producten en diensten meer wilt ontvangen, kunt u zich eveneens op elk moment uitschrijven na ontvangst van de email van het kantoor.

  • Recht op toegang: u heeft het recht om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens;

  • Recht op rectificatie: u heeft het recht om onverwijld rectificatie van uw betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen;

  • Recht om vergeten te worden: u heeft het recht om zonder onredelijke vertraging, in bepaalde omstandigheden, wissing van uw betreffende persoonsgegevens te verkrijgen;

  • Recht van overdracht: onder voorbehoud van de rechten en vrijheden van derden, heeft u het recht uw betreffende persoonsgegevens, die door u werden verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en u heeft het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen;

  • Recht op beperking: u heeft het recht om, in bepaalde omstandigheden, de beperking van een bepaalde verwerkingsactiviteit van uw persoonsgegevens te verkrijgen.

  • Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke hiertegen dwingende gerechtvaardigde gronden kan aanvoeren of in het kader van de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

  • Recht van niet-profilering: u heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treft;

  • Recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

    Het kantoor is gerechtigd alvorens zij gevolg geeft aan uw aanvraag een bewijs ter controle van uw identiteit te verzoeken.

    Het kantoor verstrekt u binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Deze termijn kan indien nodig met twee (2) maanden worden verlengd. In dat geval stelt het kantoor u daarvan binnen de termijn van één (1) maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

    Het kantoor kan uw verzoek tot uitoefening van deze rechten weigeren, wanneer deze onredelijke wijs worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen of de privacy van anderen in gevaar brengen. In dat geval stelt het kantoor u daarvan binnen de termijn van één (1) maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

    Als u ons uw e-mailadres meedeelt kan u via e-mail gecontacteerd worden met betrekking tot informatie over onze diensten, nieuwsbrieven of evenementen. Indien u dergelijke mails niet meer wenst te ontvangen, gelieve ons dan te contacteren op het hierboven vermelde adres.

8.Klachten.

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan u in eerste instantie contact opnemen met ons kantoor en navolgend een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via:https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen

9.Update Privacy beleid.

Het kantoor is gerechtigd om dit Privacy beleid te vernieuwen door een nieuwe versie op de website te plaatsen. Wanneer er veranderingen worden aangebracht, wordt de hierboven vermelde datum aangepast aan de herziening. De aangepaste versie geldt vanaf de datum van herziening. Wij adviseren u dit Privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van enige wijzigingen.

10.Anderewebsites.

Dit Privacy beleid heeft enkel betrekking op onze Website. Het kantoor is niet verantwoordelijk voor de privacy-, informatie- of andere praktijken van derden, inclusief derden die een website beheren waarnaar onze website een link bevat. Het door ons plaatsen van een link op de website betekent niet dat het kantoor de gelinkte website steunen.

Bovendien kunnen we u toegang bieden tot functies van derden die u de mogelijkheid bieden om inhoud te posten op uw sociale media-account(s). Houd er rekening mee dat alle informatie die u vrijgeeft door het gebruik van deze functies beheerd wordt door het toepasselijke privacyverklaring van de derde partij en niet door dit Privacy beleid. Wij hebben geen controle over, en zijn niet verantwoordelijk voor, de manier waarop derden de informatie gebruiken die u verstrekt wanneer u deze functies gebruikt.

11.Cookies.

Tijdens uw bezoek aan de website kan gebruik gemaakt worden van cookies om uw ervaring op de website te optimaliseren. Bijkomende informatie op welke wijze het kantoor gebruik maakt van cookies kan u terugvinden in het Cookiebeleid.

Contact us

Fast forward to…