Ben jij van plan om een onderneming op te starten? Dan moet je in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) een officieel vestigingsadres en adres van de zetel opgeven. Maar wat zijn de criteria hiervan? Moet dit een fysieke locatie zijn? Of mag het ook een postbus of virtueel kantoor zijn?
Wat is een zetel?
Een zetel, ook wel de officiële vestigingsplaats van je bedrijf, is de juridische basis en identiteit van een bedrijf. Het bepaalt onder welke wetten en regels het valt.
Het fungeert als het juridische “thuisadres” van de onderneming en is belangrijk voor wettelijke naleving en officiële correspondentie. De zetel van een onderneming is altijd vermeld in een openbare database, namelijk de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Zetel & eenmanszaak
Als je een eenmanszaak hebt, fungeert je domicilieadres altijd als de zetel. Wanneer je verhuist en je nieuwe adres in het bevolkingsregister aanpast, wordt de Kruispuntbank van Ondernemingen automatisch bijgewerkt.
Houd er echter rekening mee dat je vestigingsadres niet automatisch wordt gewijzigd. Als je bedrijfsadres ook verandert, moet je dit zelf regelen.
Zetel & vennootschap
Als je een vennootschap hebt, kan de zetel op een andere locatie worden geregistreerd dan je domicilieadres. Je moet echter voldoen aan de fiscale vereisten voor de zetel van je vennootschap:
- De ondernemer moet permanente toegang hebben tot de kantoorruimte.
- De ondernemer moet exclusieve toegang hebben tot de kantoorruimte.
- De kantoorruimte moet het daadwerkelijke administratieve centrum van het bedrijf zijn, waar belangrijke zakelijke beslissingen worden genomen.
Een virtueel kantoor of een postbus voldoet niet aan deze eisen, maar een ruimte in een co-working plaats of een businesscenter kan wel worden geaccepteerd als aan de bovenstaande criteria wordt voldaan.
Wat is een vestigingsadres?
Bij de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen moet je minstens één vestigingseenheid opgeven, wat een geografisch identificeerbare plaats is waar ten minste één activiteit van je bedrijf wordt uitgeoefend. Om als vestigingseenheid te worden ingeschreven, moet aan diverse criteria worden voldaan:
- Er moet een zekere permanentie zijn: Gedurende minstens 30 dagen wordt ononderbroken activiteit op deze locatie uitgeoefend. Zelfs als de activiteit minder dan 30 opeenvolgende dagen plaatsvindt maar wel herhaaldelijk (bijvoorbeeld 3 dagen per maand), wordt dit beschouwd als een vestigingseenheid.
- De vestiging moet een geografisch identificeerbare plaats hebben met een adres. Akkers kunnen bijvoorbeeld geen vestigingsadres zijn, omdat ze niet geografisch identificeerbaar zijn.
- Je oefent er een activiteit uit
- Je hebt een zekere autonomie in de uitoefening van de activiteit
Wat is een virtueel kantoor / postbus?
Een virtueel kantoor is een adres waar post wordt ontvangen en mogelijk een telefonische antwoorddienst beschikbaar is, maar er zijn geen werknemers of bestuurders aanwezig. Vaak is er geen fysieke toegang tot dit kantoor, het bestaat voornamelijk ‘virtueel’.
Een postbus is een faciliteit die beschikbaar is in veel landen om poststukken op te slaan, waarbij je de postbus huurt.
Vestigingsadres & virtueel kantoor / postbus
Bij het opgeven van een vestigingsadres komen postbussen of virtuele kantoren niet in aanmerking voor inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Deze locaties oefenen namelijk geen echte activiteit uit en zijn niet te identificeren aan de hand van een geografisch adres.
Zijn er nog andere opties?
Het is wel mogelijk om je zetel te vestigen in een co-workingruimte of een businesscenter. Hiervoor moet je echter wel rekening houden met de vereisten van de richtlijnen van de fiscus. Lees ook zeker de huurovereenkomst grondig!
