Je eerste factuur versturen als zelfstandige is een mijlpaal. Het betekent dat je effectief inkomsten genereert. Maar tegelijk roept het vragen op: wat moet er wettelijk op staan? Wat als je iets vergeet? En hoe zorg je dat je professioneel overkomt?
In deze gids leggen we stap voor stap uit wat verplicht is in België, wat slim is om toe te voegen, wat de Peppol-verplichting voor jou betekent en welke fouten je best vermijdt.
Wanneer moet je een factuur opmaken?
Als zelfstandige ben je verplicht een factuur op te maken wanneer je goederen of diensten levert aan een btw-plichtige klant, zoals een andere onderneming.
In de praktijk betekent dat:
- Je factureert zodra je je dienst hebt geleverd of je product hebt verkocht.
- De factuur moet binnen een redelijke termijn worden opgesteld, meestal uiterlijk tegen het einde van de maand volgend op de levering.
- Ook bij voorschotten maak je een aparte factuur op.
Werk je voor particulieren? Dan is een factuur niet altijd verplicht, maar wel sterk aanbevolen voor je eigen administratie en rechtszekerheid.
Wat moet er wettelijk op je factuur staan?
Ontbreekt één van de onderstaande elementen, dan is je factuur juridisch niet volledig.
Elke geldige factuur bevat het woord “Factuur” duidelijk zichtbaar bovenaan, een uniek en chronologisch factuurnummer, de factuurdatum en de leverdatum als die verschilt van de factuurdatum.
Daarnaast vermeld je jouw volledige bedrijfsgegevens: officiële naam of vennootschapsnaam, adres van je maatschappelijke zetel en btw-nummer. Hetzelfde geldt voor de gegevens van je klant, inclusief btw-nummer bij B2B-facturen.
Tot slot moet de factuur een duidelijke omschrijving bevatten van de geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid of het aantal, de eenheidsprijs exclusief btw, het toegepaste btw-tarief, het btw-bedrag, het totaalbedrag inclusief btw en je bankrekeningnummer.
Bijzondere situaties
Pas je btw-vrijstelling toe? Dan vermeld je de wettelijke vrijstellingsgrond, bijvoorbeeld “Vrijgesteld van btw op basis van artikel 56bis W.BTW.”
Gaat het om een verlegging van btw? Dan vermeld je “Btw verlegd.”
Twijfel je over welke regeling op jou van toepassing is? Wij bekijken het graag samen met jou.
E-facturatie en de Peppol-plicht vanaf 2026
Sinds 1 januari 2026 geldt in België een nieuwe verplichting voor elektronische facturatie: als zelfstandige moet je B2B-facturen verplicht versturen via Peppol. Een gewone pdf via e-mail volstaat niet meer.
Peppol is een Europees netwerk dat ervoor zorgt dat je factuur automatisch en veilig in de boekhouding van je klant terechtkomt. Je hebt hiervoor facturatiesoftware nodig die aan dat netwerk gekoppeld is.
Werk je alleen voor particulieren? Dan mag je nog een pdf versturen, maar je moet wel elektronische facturen kunnen ontvangen van leveranciers. Gebruik je vandaag nog Word of Excel? Dan is het tijd om over te stappen. Meer weten? We leggen Peppol stap voor stap uit in onze aparte blog over elektronische facturatie in België
Meer weten? In onze aparte blog leggen we Peppol stap voor stap uit.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
In België ben je verplicht facturen minstens zeven jaar te bewaren, zowel uitgaande als inkomende. Digitaal bewaren is toegestaan, op voorwaarde dat de authenticiteit en leesbaarheid gegarandeerd blijven. Goede facturatiesoftware regelt dit automatisch.
Slimme extra’s die je factuur sterker maken
Naast de wettelijke verplichtingen zijn er elementen die je helpen sneller betaald te worden en professioneler over te komen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een duidelijke vervaldatum (bv. 30 dagen na factuurdatum);
- expliciete betalingsvoorwaarden;
- vermelding van eventuele nalatigheidsinteresten;
- een korte dankboodschap;
- je logo en huisstijl;
- een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
Een factuur is meer dan een document voor je boekhouding. Het is ook een communicatiemiddel naar je klant.
Veelgemaakte fouten bij je eerste factuur
Starters maken vaak dezelfde fouten. Vermijd deze valkuilen:
1. Onduidelijke omschrijving van je dienst
“Consultancy” is als factuuromschrijving te vaag. Schrijf liever: “Marketingadvies, februari 2026 (10 uur).” Zo geef je antwoord op drie vragen tegelijk: wat deed je, wanneer en hoeveel? Dat vermijdt discussie en ziet er meteen professioneler uit.
2. Verkeerd btw-tarief toepassen
Niet elke dienst valt onder 21%. Sommige sectoren werken met 6% of 12%. Controleer dit goed voor je factureert.
3. Geen vervaldatum vermelden
Zonder vervaldatum kan discussie ontstaan over betalingstermijnen. Vermeld altijd een concrete datum.
4. Fouten verbeteren zonder correctiedocument
Maak nooit rechtstreeks wijzigingen aan een verzonden factuur. Werk altijd met een creditnota voor het volledige of gedeeltelijke bedrag en stel daarna een nieuwe correcte factuur op. Zo blijft je boekhouding juridisch correct.
5. Factuur in verkeerde taal
In Vlaanderen moet je factuur in het Nederlands zijn opgesteld, tenzij een specifieke uitzondering van toepassing is.
Veelgestelde vragen
Hoe kies je een goed factuurnummer?
Je factuurnummer moet uniek en chronologisch zijn. Goede facturatiesoftware genereert dit automatisch, dus in de praktijk hoef je hier meestal niet over na te denken.
Toch is er één moment waarop je even moet opletten: de jaarwissel. Bij het begin van een nieuw jaar reset je de nummering, bijvoorbeeld van 2025-047 naar 2026-001. De meeste programma’s geven hier een melding voor.
Praktische tip: doe dit pas als je alle facturen van december hebt opgemaakt. Stel je de nummering te vroeg in op 2026, dan klopt je nummering niet meer voor openstaande december-facturen. Bij een controle kijkt de fiscus hier specifiek op: geen gaten, geen dubbels.
Moet je software gebruiken of volstaat een Word-document?
Technisch gezien mag je een factuur in Word of Excel maken. Maar zodra je meerdere facturen opstelt, wordt dat snel onoverzichtelijk.
Digitale facturatiesoftware zorgt voor:
- automatische nummering;
- correcte btw-berekeningen;
- koppeling met je boekhouding;
- minder kans op fouten;
- vlottere opvolging van betalingen.
Als cloud-accountants werken wij met systemen die je administratie realtime inzichtelijk maken, zodat jij als ondernemer overzicht behoudt.
Wat als je een fout maakt op je factuur?
Je mag een verzonden factuur nooit aanpassen. Maak een creditnota voor het volledige of gedeeltelijke bedrag en stel daarna een nieuwe correcte factuur op. Zo blijft je boekhouding juridisch sluitend.
Zo blijft je boekhouding juridisch correct.
Hoe lang moet je facturen digitaal bewaren?
De wettelijke bewaartermijn voor facturen in België bedraagt zeven jaar. Digitale bewaring is toegestaan mits de authenticiteit en leesbaarheid gegarandeerd zijn.
Wat is het verschil tussen een factuur en een creditnota?
Een factuur bevestigt een levering en het verschuldigde bedrag. Een creditnota is het tegengestelde: die vermindert of annuleert een eerder gefactureerd bedrag. Je gebruikt een creditnota altijd wanneer je een fout op een verzonden factuur rechtzet of een klant een terugbetaling krijgt.
Je eerste factuur is nog maar het begin. Btw-aangiftes, voorafbetalingen, sociale bijdragen en fiscale optimalisatie volgen snel. Wil je zeker zijn dat je administratie vanaf dag één klopt én klaar is voor de digitale verplichtingen van vandaag?
Plan een kennismakingsgesprek met Mon3aan.
Weet je al of je btw moet aanrekenen op die eerste factuur? Lees onze blog over btw voor starters.
En welke kosten mag je als starter inbrengen? Dat lees je in onze blog over aftrekbare kosten.